Algemene voorwaarden

1. Wie wij zijn, definities en toepasselijkheid

Boekup wordt aangeboden door Mezan Capital Limited, Venture Hub, 136 Capel Street, Dublin, D01 T2C9, Ierland (CRO 814192), hierna “wij” of “Boekup”.

Definities

• Dienst: de Boekup-app (web, iOS, Android) met alle functies, inclusief de AI-assistent.
• Gebruiker of u: de ondernemer of het kantoor dat een account aanmaakt, en de personen die namens hen Boekup gebruiken.
• Administratie: de boekhouding van één onderneming in Boekup.
• Betaler: degene die het abonnement voor een administratie betaalt (de onderneming zelf of een kantoor).
• Kantoor: een boekhouder of administratie- of accountantskantoor dat Boekup gebruikt voor klanten.

Toepasselijkheid

• Deze voorwaarden gelden voor elk gebruik van Boekup.
• Boekup is bedoeld voor ondernemers en kantoren die handelen in de uitoefening van hun beroep of bedrijf; Boekup is geen dienst voor consumenten.
• Afwijkingen gelden alleen als we die schriftelijk met u hebben afgesproken.

2. Account en gebruik

• U moet 18 jaar of ouder zijn en bevoegd om namens de onderneming te handelen.
• U geeft juiste en volledige gegevens op (onder meer KVK- en btw-nummer) en houdt die actueel.
• U houdt uw inloggegevens geheim en bent verantwoordelijk voor wat er met uw account gebeurt, ook door gebruikers die u toegang geeft.
• U gebruikt Boekup niet:
  • in strijd met de wet, waaronder het verbergen van omzet, het opstellen van valse documenten of het witwassen van geld;
  • om de dienst te verstoren, te kopiëren, terug te ontleden of zonder toestemming geautomatiseerd uit te lezen;
  • om de AI-assistent opzettelijk te misleiden om regels te omzeilen.
• Bij misbruik mogen we de toegang beperken of het account blokkeren. Waar mogelijk waarschuwen we eerst.

3. De dienst en wat Boekup niet doet

Boekup helpt u uw administratie bij te houden: facturen en offertes maken en versturen, bonnen en banktransacties verwerken en boeken, btw- en andere aangiftes voorbereiden, inzicht geven in uw cijfers, en dit alles ook via een AI-assistent. De actuele functies staan op boekup.nl en in de app.

Boekup doet niet:

• Geen betalingen. Boekup voert geen betalingen uit en beheert geen geld. Betaallinks lopen via uw eigen account bij een betaalprovider (zoals uw eigen Stripe-account): het geld gaat rechtstreeks naar u en Boekup rekent daar niets voor. De kosten van de betaalprovider zelf betaalt u aan die provider.
• Geen financiële diensten. Geen leningen, financiering, beleggingen of verzekeringen, en geen advies daarover.
• Geen persoonlijk fiscaal of juridisch advies. Boekup geeft algemene informatie en signalen op basis van uw cijfers. Voor persoonlijk advies wendt u zich tot een boekhouder of adviseur.
• Niet automatisch indienen zonder u. Aangiftes worden alleen ingediend als u (of uw kantoor) dat bevestigt. Markeert u een aangifte in Boekup als ingediend, dan bevestigt u daarmee dat u die zelf bij de Belastingdienst heeft ingediend.

We ontwikkelen Boekup voortdurend en mogen functies toevoegen, wijzigen of beëindigen. Verdwijnt een functie waar u voor betaalt, dan melden we dat vooraf.

4. De AI-assistent

• De assistent is een AI. Hij kan fouten maken, ook al controleren we zijn werk met vaste regels.
• Handelingen met gevolgen (zoals versturen, boeken in bulk of indienen) worden eerst aan u voorgelegd, tenzij u of de standaardinstellingen aangeven dat ze automatisch mogen. Automatisch geboekte posten kunt u altijd inzien en terugdraaien.
• Na een leerperiode (4 weken en 100 goedgekeurde voorstellen) boekt Boekup zekere transacties automatisch; u krijgt daarvan bericht en kunt dit uitzetten.
• Controleer de uitkomsten, zeker voordat u een aangifte indient. De eindverantwoordelijkheid voor uw administratie en aangiftes blijft bij u (zie hoofdstuk 5).
• De assistent geeft geen financieringsadvies, beleggingsadvies of persoonlijk fiscaal advies.

5. Uw verantwoordelijkheid voor de administratie

• U bent zelf verantwoordelijk voor een juiste en volledige administratie en voor de aangiftes die u (laat) indienen. Boekup is een hulpmiddel.
• De wettelijke bewaarplicht (7 jaar) voor uw administratie en de onderliggende documenten ligt bij u. Bonnen en facturen hoeven niet in Boekup te staan, maar u moet ze kunnen laten zien als de Belastingdienst erom vraagt.
• Stapt u over van een ander pakket, download dan uw documenten uit dat pakket voordat u het opzegt; Boekup neemt die niet automatisch over.
• U zorgt dat u het recht heeft om de gegevens van uw klanten, leveranciers en medewerkers in Boekup te verwerken.

6. Proefperiode, prijzen en betaling

Proefperiode. Een nieuwe administratie kunt u 14 dagen gratis gebruiken, zonder betaalgegevens. Stapt u over van een ander pakket, dan is dat 30 dagen. Loopt uw contract bij het oude pakket nog, dan betaalt u maximaal 1 maand niets. Een proefperiode geldt één keer per KVK-nummer.

Prijzen. De actuele prijzen staan op boekup.nl/pricing. Op het moment van deze versie:

Kosten voor iets extra's ziet de betaler altijd vóór hij bevestigt.

Betaling. Vooraf per maand of per jaar, via iDEAL (eerste betaling) en daarna automatische incasso, of per creditcard. Een extra administratie, gebruiker of gekoppelde rekening ziet u eerst met prijs; na uw bevestiging rekenen we de volle maand direct af (bij een jaarabonnement de resterende maanden), daarna gaat hij mee met uw abonnement. Tijdens de proefperiode rekenen we niets af. Stopzetten gaat in per de volgende maand. Een jaarabonnement gaat direct in en wordt bij opzegging niet terugbetaald.

Btw. We factureren vanuit Ierland. Aan ondernemers met een geldig Nederlands btw-nummer factureren we met btw verlegd; Boekup boekt die factuur automatisch in uw administratie.

7. Niet betalen

• Mislukt een incasso, dan proberen we het opnieuw en sturen we u een betaallink. Is er na 14 dagen nog niet betaald, dan gaan uw administraties op alleen lezen. U raakt niets kwijt; na betaling werkt alles direct weer.
• Voor kantoren geldt een langere termijn, omdat hun klanten ervan afhankelijk zijn: na 45 dagen een waarschuwing, na 60 dagen een laatste waarschuwing, en na uiterlijk 67 dagen gaan de door het kantoor betaalde klantadministraties op alleen lezen. Die klanten kunnen dan zelf gaan betalen.
• Wij verwijderen nooit gegevens omdat een betaling uitblijft.

8. Kantoren, eigendom en overdracht

• Wie betaalt, beheert. De betaler van een administratie beheert het abonnement, de gebruikers en de instellingen.
• De gegevens zijn van de onderneming. Ook als een kantoor betaalt en beheert, blijven de administratiegegevens van de onderneming waarvan het de administratie is.
• Overdracht. Een klant kan altijd vragen om zijn administratie over te nemen. Het kantoor heeft 5 werkdagen om te reageren; daarna dragen wij de administratie over, ook zonder reactie of bij weigering. Vanaf de overdracht betaalt de klant zelf. Geschillen tussen kantoor en klant (bijvoorbeeld over onbetaalde rekeningen) zijn een zaak tussen hen; wij houden geen gegevens vast om die reden.
• Na het einde van een samenwerking kan het kantoor één keer een export van de eigen periode downloaden; daarna vervalt zijn toegang.
• Kantoren en hun klanten. Een kantoor dat Boekup voor klanten gebruikt, zorgt dat het daarvoor de toestemming en afspraken heeft die de wet en zijn beroepsregels vragen.
• Archiveren. Een kantoor kan een klant gratis archiveren (alleen lezen); bij heractivering wordt minimaal één volle maand berekend.

9. Koppelingen met andere diensten

• Koppelingen (zoals uw bank via Ponto, Stripe, kassasystemen, loonpakketten en webshops) zet u zelf aan en kunt u altijd weer uitzetten.
• Op het gebruik van die diensten zijn hun eigen voorwaarden van toepassing. Wij zijn niet verantwoordelijk voor storingen of wijzigingen bij die diensten, maar doen ons best om problemen snel op te lossen.
• De bankkoppeling verloopt via toestemming die u bij uw bank geeft en periodiek moet vernieuwen.

10. Beschikbaarheid

• Boekup is per kalendermaand ten minste 99,5% van de tijd beschikbaar, gemeten over de kernfuncties (inloggen, administratie bekijken en bijwerken, facturen versturen).
• Niet meegeteld: aangekondigd onderhoud (zo veel mogelijk buiten kantoortijd en minimaal 24 uur vooraf gemeld), storingen bij partijen buiten onze invloed (zoals banken, de Belastingdienst, betaalproviders of koppelingen), en overmacht.
• Halen we de 99,5% niet, dan kunt u binnen 30 dagen na afloop van de maand om een creditering vragen van 10% van het maandbedrag van de getroffen administratie.
• Dit is de enige compensatie voor onbeschikbaarheid, onverminderd hoofdstuk 11.

11. Aansprakelijkheid

• Onze totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat de betaler in de 6 maanden vóór de gebeurtenis die de schade veroorzaakte voor de betreffende administratie aan ons heeft betaald.
• Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade of schade door bedrijfsstagnatie.
• Wij zijn niet aansprakelijk voor boetes, rente of naheffingen van de Belastingdienst, of andere schade door onjuiste of te late aangiftes, tenzij die het rechtstreekse gevolg zijn van een fout in Boekup die u niet redelijkerwijs had kunnen opmerken bij de controle die van u verwacht mag worden (zie hoofdstuk 4 en 5). Ook dan geldt de beperking hierboven.
• Wij zijn niet aansprakelijk voor schade door diensten van derden of koppelingen (hoofdstuk 9), of doordat u uw inloggegevens niet geheim hield.
• Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van onze leiding.
• Schade moet u binnen 12 maanden nadat u die ontdekte schriftelijk bij ons melden.

12. Privacy, verwerkersovereenkomst en intellectueel eigendom

• Hoe wij met persoonsgegevens omgaan, staat in onze privacyverklaring op boekup.nl/privacy.
• Voor de persoonsgegevens in uw administratie bent u de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker. De verwerkersovereenkomst maakt deel uit van deze voorwaarden en geldt automatisch zodra u Boekup gebruikt.
• Boekup, de software, het ontwerp, de teksten en de AI-instructies zijn van ons of onze licentiegevers. U krijgt een niet-overdraagbaar recht om Boekup te gebruiken zolang uw abonnement loopt.
• Uw administratie en documenten blijven van u. U geeft ons alleen het recht ze te gebruiken voor het leveren van de dienst, en geanonimiseerd voor het verbeteren ervan (zie de privacyverklaring).

13. Opzeggen en account verwijderen

• U kunt op elk moment opzeggen op boekup.nl via Instellingen → Abonnement, of via support. Een maandabonnement loopt door tot het einde van de lopende maand, een jaarabonnement tot het einde van het jaar; er volgt geen terugbetaling.
• U kunt uw account verwijderen in de app via Meer → Profiel → Account verwijderen, of op boekup.nl via Instellingen → Profiel → Account verwijderen.
• Na opzeggen of verwijderen door de enige beheerder is uw administratie nog 14 dagen alleen-lezen beschikbaar om te exporteren. Daarna verwijderen we hem, behalve wat we wettelijk of als bewijs moeten bewaren (zie de privacyverklaring).
• Wij kunnen de overeenkomst beëindigen met een opzegtermijn van 60 dagen, of direct bij ernstig misbruik of een ernstige schending van deze voorwaarden.

14. Wijzigingen, toepasselijk recht en contact

Wijzigingen. Wij kunnen deze voorwaarden en onze prijzen wijzigen. Prijsverhogingen en wezenlijke wijzigingen melden we ten minste 60 dagen vooraf in de app of per e-mail. Gaat u niet akkoord, dan kunt u vóór de ingangsdatum kosteloos opzeggen. Een jaarabonnement houdt de oude prijs tot de verlenging.

Toepasselijk recht en geschillen. Op deze voorwaarden en het gebruik van Boekup is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland, arrondissement Amsterdam. We proberen een geschil altijd eerst samen op te lossen.

Apple en Google. Gebruikt u de app via de App Store of Google Play, dan gelden deze voorwaarden tussen u en ons. Apple en Google zijn geen partij bij deze voorwaarden en niet verantwoordelijk voor de app of de ondersteuning ervan.

Contact. Mezan Capital Limited (Boekup)
Venture Hub, 136 Capel Street, Dublin, D01 T2C9, Ierland
support@boekup.nl · privacy@boekup.nl