Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 27 oktober 2026.
1. Wie wij zijn en onze rol
Boekup is een boekhoudapp met een AI-assistent voor Nederlandse ondernemers en boekhoudkantoren. Boekup wordt aangeboden door:
Mezan Capital Limited
Venture Hub, 136 Capel Street, Dublin, D01 T2C9, Ierland
Registratienummer (CRO): 814192
E-mail voor privacyvragen: privacy@boekup.nl
In deze verklaring betekent “wij” of “Boekup” Mezan Capital Limited, en “u” de gebruiker van Boekup.
Onze twee rollen
| Gegevens | Onze rol | Wat dat betekent |
|---|---|---|
| De administratie die u in Boekup bijhoudt (boekingen, facturen, bonnen, banktransacties, klanten, leveranciers, medewerkers) | Verwerker | U (of uw bedrijf) bepaalt waarvoor deze gegevens dienen. Wij verwerken ze in uw opdracht, volgens onze verwerkersovereenkomst. |
| Uw account, inloggegevens, abonnement en facturatie, beveiligingslogs, supportcontact en het verbeteren van onze dienst en AI | Verwerkingsverantwoordelijke | Wij bepalen hoe en waarom deze gegevens worden verwerkt, en deze verklaring legt dat uit. |
Zakelijke klanten die persoonsgegevens van hun eigen klanten of medewerkers in Boekup verwerken, sluiten met ons een verwerkersovereenkomst; die is onderdeel van onze algemene voorwaarden.
2. Welke gegevens we verwerken
| Soort | Voorbeelden | Waar het vandaan komt |
|---|---|---|
| Account | Naam, e-mailadres, telefoonnummer, wachtwoord (versleuteld), rol | U |
| Bedrijf | Bedrijfsnaam, KVK-nummer, btw-nummer, adres, rechtsvorm | U en het KVK-register |
| Administratie | Boekingen, facturen, offertes, bonnen, uren, ritten, aangiftes, contactgegevens van uw klanten en leveranciers | U, uw medewerkers en koppelingen die u aanzet |
| Bankgegevens | Rekeningnummers, saldi, transacties | Uw bank, via Ponto (Ibanity), alleen lezen en alleen na uw toestemming |
| Documenten | Foto's en pdf's van bonnen, facturen en brieven, en de tekst die we daaruit lezen | U |
| Gesprekken met de assistent | Uw berichten, de antwoorden, en spraakopnames die u inspreekt (omgezet naar tekst) | U |
| Inbox | E-mails en bijlagen die u doorstuurt naar uw eigen Boekup-inboxadres (bonnen, offerte-aanvragen) | U |
| Medewerkers | Naam en declaraties van medewerkers die via een persoonlijke link bonnen indienen | Uw medewerkers |
| Facturatie | Naam van de betaler, adres, btw-nummer, betaalgegevens (via Stripe; wij slaan geen volledige kaartnummers op) | U |
| Technisch | Inlogmomenten, IP-adres, apparaat- en app-versie, foutmeldingen, gebruik van functies | Uw apparaat |
| Meldingen | Een technisch kenmerk om pushmeldingen te kunnen sturen | Uw apparaat |
We verwerken geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheid of religie) met opzet. Staan die in een document dat u uploadt, dan behandelen we ze als onderdeel van uw administratie.
3. Doelen en grondslagen
| Doel | Gegevens | Grondslag |
|---|---|---|
| Boekup leveren: administratie, facturen, bank, aangiftes voorbereiden, AI-assistent | Account, bedrijf, administratie, bank, documenten, gesprekken | Uitvoering van de overeenkomst (en, voor uw administratie, uw opdracht als verwerkingsverantwoordelijke) |
| Offerte-agent | E-mails die u naar uw Boekup-inboxadres stuurt | Uitvoering van de overeenkomst |
| Abonnement en facturatie | Account, facturatie | Uitvoering van de overeenkomst; wettelijke bewaarplicht |
| Beveiliging, fraudepreventie en bewijs bij geschillen | Technisch, logs, audit trail, afgeschermd chatarchief | Gerechtvaardigd belang; wettelijke plicht |
| Support | Account, en uw administratie alleen als u support toegang geeft | Uitvoering van de overeenkomst |
| Meldingen en herinneringen in de app | Account, meldingskenmerk | Uitvoering van de overeenkomst; pushmeldingen per soort uit te zetten |
| De dienst en de AI verbeteren | Geanonimiseerde gesprekken en gebruiksgegevens | Gerechtvaardigd belang; u kunt bezwaar maken |
| Nieuws over Boekup per e-mail | E-mailadres | Gerechtvaardigd belang (bestaande klant), altijd af te melden |
Wij verkopen uw gegevens nooit en gebruiken ze niet voor advertenties.
4. De AI-assistent
- De assistent is een AI. Hij leest uw administratie om vragen te beantwoorden en handelingen voor te bereiden of uit te voeren, alleen binnen de rechten van uw account.
- Handelingen met gevolgen (zoals versturen, boeken of indienen) worden volgens vaste regels eerst aan u voorgelegd.
- Voor een antwoord gaan alleen de benodigde gegevens naar het taalmodel (zie hoofdstuk 6). Daar wordt niets opgeslagen of gedeeld.
- Ons team bekijkt gesprekken om fouten op te sporen en de assistent te verbeteren. In de startfase gebeurt dat met de volledige gesprekken; later geanonimiseerd. U kunt daar bezwaar tegen maken via privacy@boekup.nl.
- De assistent geeft algemene informatie en signalen op basis van uw cijfers, geen persoonlijk fiscaal, juridisch of financieringsadvies.
- Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats die rechtsgevolgen voor u heeft zonder dat u zelf kunt ingrijpen: automatisch geboekte posten kunt u altijd inzien en terugdraaien.
- Koppelt u Boekup zelf aan Claude of ChatGPT, dan leest die dienst uw administratie binnen de rechten van uw account, kan hij concepten maken en handelingen voorstellen. Wat u daar vraagt valt onder de voorwaarden van Anthropic of OpenAI. Versturen, boeken en betalingen voert Boekup pas uit na uw goedkeuring in Boekup. U verbreekt de koppeling in Instellingen → Koppelingen.
5. Wie uw gegevens kan zien
| Wie | Wat | Wanneer |
|---|---|---|
| Andere gebruikers van dezelfde administratie | De administratie volgens hun rechten, en de gedeelde chatgeschiedenis (u ziet wie welke vraag stelde) | Zodra de eigenaar hen toegang geeft; u wordt bij uw eerste gesprek gewezen op de gedeelde chat |
| Uw boekhouder of kantoor | De administratie volgens de rechten die u geeft, en de chatgeschiedenis | Zodra u een kantoor koppelt; u wordt daar bij het koppelen op gewezen |
| Medewerkers met een declaratielink | Alleen hun eigen declaraties | Zolang de link actief is |
| Boekup-support | Uw administratie, alleen lezen | Alleen na uw toestemming, gekoppeld aan een supportvraag, maximaal 7 dagen |
| Boekup-team | Accountgegevens, abonnementsstatus en technische logs. Daarnaast gesprekken met de assistent, om fouten op te sporen en de assistent te verbeteren (in de startfase volledig, later geanonimiseerd). Uw verdere administratie nooit zonder uw toestemming | Voor beheer, beveiliging en support |
6. Ontvangers en subverwerkers
We schakelen de volgende partijen in. Met elke partij hebben we afspraken over beveiliging en vertrouwelijkheid. Wijzigingen in deze lijst kondigen we vooraf aan.
| Partij | Waarvoor | Vestiging / opslag |
|---|---|---|
| Railway (hosting) | Opslag en verwerking van alle gegevens | EU / Nederland (Amsterdam) |
| Backblaze | Opslag van documenten (versleuteld) | EU / Nederland (Amsterdam) |
| OpenRouter met DeepSeek bij Wafer en DeepInfra | Antwoorden van de AI-assistent | Verenigde Staten; zonder opslag en zonder training op uw gegevens |
| OpenRouter met Claude (Anthropic) bij Google Cloud en Amazon Web Services, en Mistral bij Mistral | Het lezen van documenten en bonnetjes; reserve voor de AI-assistent | EU; zonder opslag en zonder training op uw gegevens |
| Speechmatics | Omzetten van ingesproken berichten naar tekst | EU |
| Ibanity / Ponto | Bankkoppeling (alleen lezen) | België |
| Kamer van Koophandel | Opzoeken van bedrijfsgegevens | Nederland |
| Resend | Versturen van facturen, herinneringen en systeemmails | EU-regio |
| Stripe | Betaling van uw abonnement | Ierland |
| Mollie / Stripe (uw eigen account) | Betaallink op uw facturen, alleen als u dat koppelt | Nederland / Ierland |
| Apple en Google | Pushmeldingen | Verenigde Staten |
| PostNL | Bezorging van brieven die u via Boekup laat versturen (wij printen en versturen ze zelf) | Nederland |
| Koppelingen die u zelf aanzet (bijv. Lightspeed, Employes, Shopify) | Gegevens uitwisselen met die dienst | Volgens die dienst |
| Belastingdienst | Aangiftes, alleen als u ze via Boekup indient (zodra beschikbaar) | Nederland |
We werken aan een eigen AI-model dat in Ierland draait; die wijziging kondigen we vooraf aan.
We delen gegevens daarnaast alleen als de wet ons daartoe verplicht.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Uw gegevens worden in de EU opgeslagen. Documenten en bonnetjes worden in de EU gelezen. Vragen aan de AI-assistent gaan naar een taalmodel in de Verenigde Staten (Wafer en DeepInfra). Daar wordt niets opgeslagen of gedeeld. Ook andere partijen (zoals Apple en Google, en OpenRouter, dat de vraag aan het taalmodel doorgeeft) zijn gevestigd of verwerken gegevens in de Verenigde Staten. Dat doen we alleen als er een passende waarborg is: een EU-besluit dat het land of de partij voldoende bescherming biedt (zoals het EU-VS Data Privacy Framework), of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met extra maatregelen waar nodig.
We sturen geen gegevens naar aanbieders die gegevens verwerken in China.
Per partij staat de gebruikte waarborg in bijlage 3 van onze verwerkersovereenkomst.
8. Bewaartermijnen
| Gegevens | Hoe lang |
|---|---|
| Uw administratie (inclusief documenten en bankgegevens) | Zolang uw account bestaat. Na opzeggen of verwijderen: 14 dagen alleen lezen met de mogelijkheid tot exporteren, daarna verwijderd. |
| Gearchiveerde administraties (via een kantoor) | Tot het kantoor of de klant ze laat verwijderen; na 7 jaar vragen we of ze verwijderd of geëxporteerd moeten worden |
| Zichtbare chatgeschiedenis | Tot u of een andere gebruiker van de administratie de chat wist |
| Afgeschermd archief van chatgesprekken | 12 maanden, als bewijs bij geschillen; daarna automatisch verwijderd, tenzij er een geschil loopt |
| Audit trail (wie deed wat en wanneer, inclusief bevestigingen) | 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht en als bewijs |
| Technische logs | 90 dagen |
| Facturen en betalingen van uw abonnement | 7 jaar (onze wettelijke bewaarplicht) |
| Supportcontact | 2 jaar na afsluiten van de vraag |
Let op: de wettelijke bewaarplicht voor uw eigen administratie (7 jaar) ligt bij u. Exporteer uw administratie voordat u uw account verwijdert.
9. Beveiliging
- Opslag in de EU, versleuteld tijdens transport en in rust; elk uur een back-up.
- Toegang tot uw administratie alleen voor gebruikers en kantoren die u toegang geeft, met rechten per gebruiker.
- Tweestapsverificatie voor medewerkers van Boekup.
- Bankkoppeling en andere koppelingen alleen lezen waar mogelijk; inloggegevens van uw bank ziet Boekup nooit.
- Support kijkt alleen mee na uw toestemming; elke actie wordt vastgelegd.
- Toegang van ons team is beperkt tot wat nodig is voor hun werk en wordt gelogd.
- Bij een datalek dat risico voor u oplevert, informeren we u en de toezichthouder zoals de wet voorschrijft.
10. Uw rechten, account verwijderen en klachten
Uw rechten. U kunt ons vragen uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen, de verwerking te beperken, of ze in een gangbaar formaat te ontvangen. U kunt ook bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, zoals het verbeteren van de AI. Stuur uw verzoek naar privacy@boekup.nl; we reageren binnen een maand.
Gegevens die we wettelijk moeten bewaren of nodig hebben als bewijs bij een geschil (zoals de audit trail en het afgeschermde chatarchief), kunnen we niet eerder verwijderen dan in hoofdstuk 8 staat. We leggen u uit wat er bewaard blijft en waarom.
Voor de administratie die u voor uw bedrijf bijhoudt, bent u zelf verantwoordelijk. Vragen van uw klanten of medewerkers over hun gegevens in uw administratie handelt u zelf af; wij helpen u daarbij.
Account verwijderen. U kunt uw account verwijderen in de app via Meer → Profiel → Account verwijderen, of op boekup.nl via Instellingen → Profiel → Account verwijderen. Bent u de enige beheerder, dan stopt uw abonnement en is uw administratie daarna nog 14 dagen alleen-lezen beschikbaar om te exporteren; daarna wordt het account gesloten. Andere gebruikers verwijderen alleen hun eigen login. Het wissen van alleen uw chatgeschiedenis kan in de chat zelf.
Klachten. Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op. U kunt ook een klacht indienen bij de Ierse toezichthouder (Data Protection Commission, onze leidende toezichthouder) of bij de Autoriteit Persoonsgegevens in Nederland.
11. Leeftijd, cookies, wijzigingen en contact
Leeftijd. Boekup is bedoeld voor ondernemers van 18 jaar en ouder.
Cookies en tracking. De app en de website gebruiken geen analytics-, advertentie- of trackingcookies en volgen u niet over apps of websites van anderen. We gebruiken alleen wat nodig is om in te loggen, Boekup te laten werken en storingen op te sporen.
Wijzigingen. Passen we deze verklaring wezenlijk aan, dan laten we dat vooraf weten in de app of per e-mail. De datum bovenaan laat zien wanneer de laatste wijziging was.
Contact. Mezan Capital Limited (Boekup)
Venture Hub, 136 Capel Street, Dublin, D01 T2C9, Ierland
privacy@boekup.nl